AUTOMATXIA

Qué se puede automatizar en una empresa pequeña

Automatizar no es comprar un programa: es quitarle a una persona una tarea que hace muchas veces, siempre igual, y que no necesita su criterio. Esa última condición es la que decide. Si la tarea pide una decisión distinta cada vez, automatizarla sale mal; si pide repetir el mismo gesto, cada repetición es tiempo que se recupera.

En una empresa de dos a veinte personas, el tiempo se va casi siempre por los mismos sitios: pasar datos de un sitio a otro a mano, preparar el mismo documento cambiando cuatro campos, revisar si algo llegó, recordar a alguien que debe algo, y rehacer lo que se hizo mal porque nadie lo comprobó. Ninguna de esas cinco cosas necesita criterio. Todas se pueden quitar de encima.

La cuenta que dice qué automatizar primero

Antes de tocar nada, conviene hacer una cuenta de tres columnas para cada tarea candidata: cuántas veces al mes se hace, cuántos minutos cuesta cada vez, y qué pasa cuando sale mal. Multiplicar las dos primeras da las horas al mes que están en juego. La tercera es la que casi nadie apunta y la que más pesa: una tarea de dos minutos que, al fallar, cuesta una factura perdida o un cliente enfadado vale más que una de veinte minutos que, al fallar, no le importa a nadie.

Con esa cuenta delante, el orden se decide solo. Y aparece un efecto que sorprende: la tarea que más molesta casi nunca es la que más tiempo consume. Molesta la que interrumpe; consume la que se repite sin que nadie la note.

Siete tareas que se automatizan bien

Estas salen bien casi siempre, porque son repetición pura:

• Pasar datos entre dos herramientas que no se hablan. El caso más común y el más agradecido: lo que se teclea dos veces se teclea una.
• Preparar documentos repetidos a partir de una plantilla y una lista: presupuestos, albaranes, contratos tipo, certificados. El contenido cambia; la forma, no.
• Vigilar que algo llegó. Un fichero que debía aparecer, un pago que debía entrar, un correo que debía responderse. Vigilar es mirar lo mismo cada rato, y eso lo hace mejor una máquina que una persona.
• Recordar a quien debe algo, con el aviso preparado y el envío en manos de una persona. El trabajo pesado es llevar la cuenta de quién y cuándo, no escribir el mensaje.
• Renombrar, ordenar y archivar ficheros con una regla fija. Suena menor hasta que se cuentan las horas al año.
• Sacar el mismo informe cada semana de los mismos tres sitios. Si alguien dedica el lunes por la mañana a copiar y pegar, ese lunes se puede recuperar.
• Comprobar que lo publicado sigue en pie: que la web responde, que el formulario llega, que el precio que se anuncia es el que se cobra. Son comprobaciones aburridas y nadie las hace a mano mucho tiempo.

Y cuatro que casi nunca salen bien

• Decidir precios o condiciones caso por caso. Pide criterio, y el criterio es de la persona.
• Atender una queja de alguien que ya está molesto. Automatizar la primera respuesta ahí multiplica el enfado.
• Cualquier cosa que cambie cada mes porque el proceso todavía no está decidido. Primero se decide; después se automatiza. Al revés sale un invento que hay que rehacer.
• Tareas que se hacen tres veces al año. El tiempo de montarlas no se recupera, y además se olvida cómo funcionaban.

Lo que hay que exigir a cualquier automatización

Esta es la parte que no suele contarse y la que separa una automatización que ayuda de una que da más trabajo del que quita. Cuatro exigencias, y conviene pedirlas por escrito a quien la monte:

• Que no haga dos veces lo mismo. Si el aviso llega repetido, la automatización no puede enviar dos correos ni cobrar dos veces. Esto tiene nombre técnico y poca gracia, pero es la diferencia entre una herramienta fiable y una que avergüenza delante de un cliente.
• Que se compruebe por el efecto, no por el mensaje. «Enviado» no es «recibido». Una automatización seria comprueba que el correo llegó a una bandeja, que el fichero está donde debía, que el dato se guardó. Un registro que sólo dice «correcto» no prueba nada.
• Que se pueda deshacer. Antes de cambiar algo, una copia; y un camino de vuelta probado, no supuesto. Una automatización sin marcha atrás no se puede usar en lo que importa.
• Que deje rastro legible. Qué hizo, cuándo, con qué resultado — y sin guardar datos personales que no hagan falta. Cuando algo salga raro, ese rastro es la diferencia entre arreglarlo en diez minutos y adivinar durante dos días.

Si quien ofrece automatizar un proceso no puede explicar cómo cumple esas cuatro, conviene preguntar otra vez antes de pagar.

Sin código no significa sin método

Hoy hay herramientas que permiten montar automatizaciones arrastrando cajas, sin escribir programas. Son buenas y han abierto la puerta a muchas empresas pequeñas. Pero el hecho de no escribir código no quita ni una de las cuatro exigencias de arriba: una automatización hecha con cajas puede duplicar un cobro exactamente igual que una escrita a mano. Lo que cambia es quién puede montarla; no lo que hay que comprobar antes de confiar en ella.

Qué es AUTOMATXIA y en qué punto está

AUTOMATXIA es la línea de automatización de tareas y flujos de trabajo de UNIVERSOXIA, la casa de software de CONFORT ECONOMIA, S.A. Nuestro oficio es exactamente el de arriba: mirar un proceso, decidir con la cuenta de las tres columnas qué merece la pena, y quitar de encima la parte repetida con las cuatro exigencias cumplidas.

Y conviene decir en qué punto está, porque preferimos eso a un folleto: AUTOMATXIA todavía no tiene un producto a la venta en esta página. No hay tarifas publicadas, no hay nada que pagar aquí y no pedimos ningún dato de pago. Cuando haya algo que se pueda comprar, estará en esta misma página, con su precio y lo que incluye escritos antes del botón.

Lo que sí hay hoy es un sitio por donde preguntar. Si en su empresa hay una tarea que se repite y sospecha que no debería hacerse a mano, escríbanos contándola en tres líneas: qué se hace, cuántas veces al mes y qué pasa cuando sale mal. Con eso se puede decir si merece la pena automatizarla, y decirlo también cuando la respuesta es que no.

Preguntas que nos hacen

¿Hay que cambiar de programas? Casi nunca. Lo normal es dejar cada herramienta donde está y poner el puente entre ellas.

¿Cuánto tarda en notarse? Si la tarea elegida es la correcta, en la primera semana. Si hay que esperar meses para notar algo, se eligió mal la tarea.

¿Y si la automatización se rompe? Se rompen, igual que todo. Por eso importa que deje rastro y que se pueda deshacer: una que falla y avisa es manejable; una que falla en silencio es peor que no tenerla.

¿Sirve para una empresa de dos personas? Sobre todo para ésa. Cuantas menos manos hay, más caro sale el tiempo que se va en repetir.

Hablemos

Déjanos tu correo y te escribimos. Sin ruido y sin compartir tus datos con nadie.